BüroWARE Oil bietet schon von der Basis eine große Affinität in Sachen E-Mail und Internet. Mit dem PDFMAILER ist es weiterhin möglich Dokumente, bspw. Angebote, Bestellungen, Rechnungen (*1), oder Produktdatenblätter (Technische Spezifikationen) im PDF-Format zu versenden. Im Unterschied zu einfachen PDF-Generatoren werden beim gotomaxx PDFMAILER Mailadresse, Betreff und Body automatisch von BüroWARE Oil übergeben bzw. können vorbelegt werden.

Weiterhin ist ein vollautomatischer Massenversand möglich. In Ihrer Branche wird der PDFMAILER in den meisten Fällen für das Versenden von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Datenblättern verwendet.

(*1) Rechnungsversand per E-Mail
Zwar ist es in der Geschäftswelt mittlerweile an vielen Stellen üblich Dokumente per Mail zu versenden, wir möchten es aber nicht vermissen ein paar „grobe“ Informationen zur rechtlichen Situation aufzuzeigen (für Details Fragen Sie bitte Ihren Rechtsbeistand oder Steuerberater)

Wenn ein Dokument als steuerlich relevant zu bezeichnen ist, also bspw. der Empfänger einer Rechnung diese als Vorsteuerabzug bucht, muss er nachweisen können, dass er das E-Mail mit der PDF-Rechnung auch wirklich vom Rechnungsersteller erhalten hat. Hierfür muss der Rechnungsersteller in seinem Mail eine sog. Signatur mit senden. Weiterhin muss der Rechnungsempfänger dieses E-Mail (Dokument und Signatur) revisionssicher Archivieren (es genügt nicht, wenn er das PDF-Dokument ausdruckt und klassisch ablegt.

Im Geschäftskundenumfeld ist also eine Signatur unumgänglich, im Privatkundenumfeld verzichten viele darauf (da hier das Dokument ja idR nicht steuerlich verwendet wird). Zu beachten ist natürlich auch, dass es noch andere gesetzliche Instanzen gibt die ebenfalls besondere Regeln in diesem Bereich haben, bspw. der Zoll.

Für den PDFMAILER gibt es ein optionales Signaturmodul, welches es Ihnen ermöglicht Ihren bspw. Kunden die Signatur mit zu liefern.

Wenn Sie selbst Empfänger von steuerlich relevanten Dokumenten sind, empfiehlt sich weiterhin der Einsatz unseres Mailarchivierungssystems inoxisionARCHIVE.

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